Вътрешен канал за сигнали: изисквания, срокове и санкции по ЗЗЛПСПОИН

Вътрешният канал за подаване на сигнали е задължителен за работодателите в частния сектор с 50 или повече работници или служители. Задължението се прилага независимо от числеността на персонала и за определени работодатели, чиято дейност попада в специално посочени от закона регулирани области. Режимът е уреден в Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ЗЗЛПСПОИН), с който в българското право са въведени изискванията на Директива (ЕС) 2019/1937. 

От 13 май 2025 г. отпадна предишната пречка за образуване на производство за нарушения, извършени преди повече от две години. Същевременно беше премахната възможността дружествата от една икономическа група да изпълняват задълженията си чрез един общ групов канал по предишния режим на чл. 14, ал. 5 ЗЗЛПСПОИН. 

ЗЗЛПСПОИН се прилага за сигнали за действителни или потенциални нарушения и за основателни подозрения за нарушения, за които информацията е получена в работен контекст. Законът обхваща както нарушения на българското законодателство, така и нарушения на определени актове на Европейския съюз. 

Предметният обхват включва обществени поръчки, финансови услуги, продукти и пазари, предотвратяване на изпирането на пари и финансирането на тероризма, безопасност и съответствие на продуктите, транспортна безопасност, опазване на околната среда, радиационна защита и ядрена безопасност, безопасност на храните и фуражите, здраве и хуманно отношение към животните, обществено здраве, защита на потребителите, защита на личните данни и сигурност на мрежите и информационните системи. 

Законът обхваща също нарушения, засягащи финансовите интереси на Европейския съюз, правилата на вътрешния пазар, включително конкуренцията и държавните помощи, определени трансгранични данъчни схеми, както и престъпления от общ характер, за които защитеното лице е узнало във връзка с работата или служебните си задължения. В приложното поле попадат и нарушения на българското трудово законодателство, законодателството, свързано с държавната служба, и правилата относно публичните държавни и общински вземания. 

Работодателите в частния сектор с 50 или повече работници или служители са задължени да поддържат вътрешен канал за подаване на сигнали. Работодатели с под 50 работници или служители по правило не попадат в това задължение, освен когато дейността им е сред посочените в чл. 12, ал. 1, т. 3 ЗЗЛПСПОИН регулирани дейности, за които задължението се прилага независимо от числеността. 

Частните работодатели с персонал от 50 до 249 работници или служители могат да споделят ресурси за получаването на сигнали и за предприемането на последващи действия, при условие че са спазени изискванията за поверителност, обратна информация и предприемане на мерки във връзка с нарушението. Работодателите с над 250 работници или служители не разполагат с тази възможност за споделяне на ресурси по чл. 12, ал. 3. 

Споделянето на ресурси не следва да се смесва с използването на един общ канал за цяла икономическа група. От 13 май 2025 г. законът вече не позволява отделните дружества да изпълняват задължението си само чрез канал, създаден на равнище група. Всяко българско дружество, което самостоятелно има качеството на задължен работодател, следва да изпълни собствените си задължения по ЗЗЛПСПОИН и да определи служител или звено, което разглежда сигналите. 

Каналът трябва да бъде организиран така, че да гарантира пълнотата, целостта и поверителността на информацията и да възпрепятства достъпа на неоправомощени лица. Работодателят трябва да определи един или повече служители, които отговарят за разглеждането на сигналите и които могат да изпълняват други функции само ако не възниква конфликт на интереси. 

Един общ или незащитен имейл адрес, до който имат достъп лица извън определените за работа със сигнали, не изпълнява сам по себе си законовите изисквания. Електронната поща може да бъде част от вътрешния канал, ако достъпът, регистрирането, съхранението и обработването са организирани в съответствие със ЗЗЛПСПОИН. 

Работодателите от частния сектор могат да възложат на външно физическо или юридическо лице функциите по приемане и регистриране на писмени сигнали. Това не прехвърля задълженията за разглеждане на сигнала и предприемане на необходимите последващи действия. Съгласно актуалните указания на Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) устните сигнали се приемат и регистрират от служител или служители в структурата на самия задължен субект. 

Вътрешните правила и практиката по сигналите трябва да бъдат подлагани на цялостен преглед и анализ най-малко веднъж на три години и при необходимост да бъдат актуализирани. 

Законът допуска писмени и устни сигнали. Писменият сигнал може да бъде подаден и чрез електронна поща и се регистрира чрез утвърдения от КЗЛД формуляр и уникален идентификационен номер. Устен сигнал може да бъде подаден по телефон, чрез друга система за гласови съобщения или чрез лична среща, организирана по искане на сигнализиращото лице. 

Устният сигнал се документира чрез попълване на формуляра от отговорния служител, като на сигнализиращото лице се предоставя възможност да провери, коригира и одобри съдържанието. При изрично съгласие устният сигнал може да бъде документиран и чрез запис на траен носител. 

Когато сигналът не съдържа необходимите данни, сигнализиращото лице получава указания да отстрани нередовностите в 7-дневен срок. Ако те не бъдат отстранени, сигналът и приложенията се връщат. Не се разглеждат сигнали извън материалния обхват на закона, чието съдържание не дава основание да се приеме за правдоподобно. 

По анонимни сигнали не се образува производство по ЗЗЛПСПОИН. За разлика от първоначалната редакция на закона обаче от 13 май 2025 г. вече няма обща забрана за образуване на производство само защото твърдяното нарушение е извършено преди повече от две години. При изтекли срокове за административнонаказателно или наказателно преследване проверката може да бъде прекратена при условията на чл. 17, без това само по себе си да заличава останалите приложими процедури или защитата на сигнализиращото лице. 

Получаването на сигнала трябва да бъде потвърдено на сигнализиращото лице в 7-дневен срок от получаването му. Обратната информация относно предприетите или планираните последващи действия и основанията за тях трябва да бъде предоставена в срок не по-дълъг от три месеца по приложимия за вътрешния канал ред. 

Лицето, срещу което е подаден сигналът, има право да бъде изслушано или да представи писмени обяснения и доказателства. На засегнатото лице се предоставят събраните доказателства и възможност да направи възражение в 7-дневен срок, като при това трябва да бъде запазена защитата на сигнализиращото лице. 

Всеки задължен субект поддържа непубличен регистър на сигналите. Сигналите, приложенията и последващата документация се съхраняват за срок от 5 години след приключване на разглеждането, освен когато във връзка със сигнала е образувано наказателно, гражданско, трудово или административно производство. 

До 31 януари всяка година задължените субекти, при които през предходната година са регистрирани сигнали, предоставят на КЗЛД предвидената статистическа информация за работата по тях. КЗЛД изрично посочва, че когато за отчетния период не са регистрирани сигнали, статистическа информация не се подава. 

Поверителността е основен елемент на режима. Самоличността на сигнализиращото лице и всяка друга информация, от която тя може пряко или косвено да бъде установена, трябва да бъдат защитени от достъп на неупълномощени лица. 

Разкриването е допустимо при предвидените от закона условия, когато представлява необходимо и пропорционално задължение във връзка с разследване от компетентен орган или съдебно производство, включително за гарантиране правото на защита. Преди разкриването сигнализиращото лице се уведомява писмено и мотивирано, освен когато уведомяването би застрашило разследването или съдебното производство. 

Когато сигналът съдържа производствена или търговска тайна, такава информация не може да бъде използвана или разкривана за цели, които надхвърлят необходимото за предприемане на последващите действия. 

ЗЗЛПСПОИН забранява ответни действия, когато неблагоприятната мярка е предизвикана от подаването на сигнал или публичното оповестяване и причинява или може да причини вреда на защитеното лице. Забраната може да обхване уволнение, временно отстраняване, понижаване, забавяне на повишение, неблагоприятна промяна на условията на труд, намаляване на възнаграждение, дисциплинарни мерки, отрицателна оценка, отказ за обучение и други форми на неблагоприятно третиране при наличие на необходимата връзка със сигнала. 

Акт на работодателя, който представлява ответно действие по смисъла на закона и е свързан с подадения сигнал, е недействителен. Защитеното лице може да поиска възстановяване на положението отпреди ответното действие и обезщетение за причинените имуществени и неимуществени вреди. Законът предвижда и възможност за временна съдебна защита срещу ответни действия. 

Подаването на сигнал не блокира работодателя да упражнява законосъобразно управленските и работодателските си правомощия по причини, които нямат връзка със сигнала. При съдебен или административен спор, в който защитеното лице твърди, че е било обект на ответно действие като реакция на сигнала, лицето, предприело увреждащата мярка, трябва да докаже, че тя не е свързана по никакъв начин със сигнализирането. 

За неизпълнение на задълженията по чл. 13, ал. 1 и 2 ЗЗЛПСПОИН, включително изискванията относно вътрешния канал и периодичния преглед на правилата, законът предвижда за юридическо лице или едноличен търговец имуществена санкция от 5 000 до 20 000 лв. При повторно нарушение имуществената санкция е от 10 000 до 30 000 лв. За физическото лице законът предвижда глоба от 1 000 до 5 000 лв., а при повторност от 5 000 до 10 000 лв. 

След въвеждането на еврото в България на 1 януари 2026 г. паричните стойности, изразени в левове, се превалутират при официалния курс 1 евро = 1,95583 лв. Така диапазонът от 5 000 до 20 000 лв. съответства на 2 556,46 до 10 225,84 евро, а диапазонът от 10 000 до 30 000 лв. на 5 112,92 до 15 338,76 евро. 

Възпрепятстването или опитът за възпрепятстване на сигнал, непредприемането или умишленото забавяне на необходимите последващи действия и непредоставянето на обратна информация в законовия срок могат да доведат до глоба от 400 до 4 000 лв. за физическото лице. Когато юридическо лице или едноличен търговец не предприеме в срок необходимите последващи действия по чл. 17, ал. 1, т. 1 - 3, имуществената санкция е от 1 000 до 7 000 лв. 

За предприемане на действие с цел репресия срещу сигнализиращото лице или свързано с него лице, както и за иницииране на производство единствено с намерение да се увреди сигнализиращото лице, законът предвижда глоба от 2 000 до 8 000 лв. Нарушаването на задълженията за поверителност се санкционира с глоба от 400 до 4 000 лв., а когато нарушението е извършено от юридическо лице или едноличен търговец, имуществената санкция е от 1 000 до 7 000 лв. 

Административните нарушения се установяват от длъжностни лица, определени от председателя на КЗЛД, а наказателните постановления се издават от председателя на Комисията. 

Първата стъпка е да се установи дали дружеството е задължен субект поради броя на работниците и служителите или поради естеството на регулираната си дейност. При групови структури всяко българско дружество следва да бъде анализирано самостоятелно, тъй като принадлежността към една икономическа група не замества собствените му задължения по закона. 

Работодателят следва да разполага с вътрешни правила, които ясно определят начина за подаване, приемане, регистриране, разглеждане и приключване на сигналите, отговорните лица, правилата за избягване на конфликт на интереси, поверителността, сроковете и начина за предоставяне на обратна информация. 

Техническият канал трябва да осигурява сигурно подаване на писмени и устни сигнали и достъп единствено на оправомощените лица. Работодателят трябва да поддържа непубличния регистър и необходимата документация и да организира съхранението им съобразно законовите срокове. 

Ясна и леснодостъпна информация за условията и реда за подаване на сигнали трябва да бъде публикувана на интернет страницата на задължения субект и да бъде поставена на видно място в офисите и работните помещения. 

Ръководният състав, HR и compliance екипите следва да бъдат запознати с режима за поверителност и забраната за ответни действия. Вътрешните правила трябва да бъдат преглеждани не само формално, а с оглед на реалната практика по постъпилите сигнали и установените организационни рискове. 

Адвокатско дружество „Василев и Чисусе“ предоставя правно съдействие във връзка с приложението на ЗЗЛПСПОИН и изграждането на системи за вътрешно подаване на сигнали. Съдействието може да включва преценка дали дружеството попада сред задължените субекти, изготвяне и актуализиране на вътрешни правила и процедури, структуриране на модел за приемане и регистриране на писмени сигнали чрез външно лице в допустимите от закона случаи и процесуално представителство във връзка с проверки и спорове пред КЗЛД и съдилищата. 

Настоящият материал има общ информационен характер. Той не представлява индивидуален правен съвет или обвързваща препоръка. Конкретните задължения следва да бъдат определени според числеността на персонала, дейността на работодателя, организационната структура и приложимите специални регулаторни изисквания.